Kurum kültürünü aktarmanın, beğenilmiyorsa değiştirmenin en kestirme yolu çalışanlara eğitim vermektir. Yol kestirmedir ama önce o yolu açmak gerekecektir. Kurum içi eğitim sistemi (eğitim yönetimi sistemi) kurmak için cevaplanması gereken iki önemli soru vardır:

A) Kimlere hangi eğitimler verilmelidir?

B) Hangi eğitimleri, kimler vermelidir?

Cevaplar, eğitim yönetim sisteminin temel taşlarını yapılandıracaktır.

Eğitim Yönetiminde İhtiyaç Saptama

Yöneticilere istedikleri eğitimler sorulabilir fakat cevap listesini ayıklayarak iyi bir eğitim planı çıkarmak neredeyse imkansızdır. Bunun yerine mevcut durum ile ideal durumu kıyaslayarak gereken dönüşümü saptama, ihtiyaçları eğitsel ve sistemsel ihtiyaçlar olarak bölümlendirme konusunda uzman yönetim danışmanları ile ilk adımı atmak daha isabetli bir yaklaşım olmaktadır.

Eğitim yönetimi sisteminde yeni mezunların yetkinlik seviyelerini saptamaya çalışmak yerine onları sıfırdan bir eğitim paketiyle karşılamayı tercih etmenin yadırganacak bir yanı yoktur. Bununla birlikte aynı tutumu deneyimli yeni personele uygulamak acemice olacaktır. Ustaca yönetilen eğitim yönetimi sistemlerinde; deneyimli yeni başlayanlar, daha deneyimli yöneticiler tarafından karşılanmaktadır. Deneyimli yöneticiler, bir yandan yeni katılımcıların mevcut donanımını değerlendirebilmekte diğer yandan ne gibi tamamlama eğitimlerine ihtiyaç olduğunu kolayca saptayıp raporlayabilmektedirler.

Eğitim Yönetiminde Hedef Kitle

Resmi öğrenimin ve varsa stajların mesleki bilgi kazandırma ağırlıklı olduğu yaygın bir kanaattir. Kurumun işlerini doğrudan öğreten bir okulun olmadığı, işin ancak iş başında öğrenilebildiği de sık karşılaşılan bir iddiadır. Bir kısmı ailede bir kısmı ise zorunlu eğitim döneminde rahatlıkla kazandırılabilecek temel yetilerin, yeni mezunlarda ve hatta yıllardır çalışmakta olan personelde bile eksik olduğu ise daha da yaygın bir görüştür. Yıllardır yapılan işlerde standart bir uygulama seviyesi tutturmanın zorluğu da yadsınamayacak gerçeklerdendir.

Bu çerçevede kurumda eğitim alacak kişiler, eğitim yönetim sisteminde birden fazla bakış açısıyla sınıflandırılabilmektedir:

• Yeni – eski personel oluşları bakımından
• Birimleri bakımından (kabaca teknik – idari birim personeli; ayrıntıda ise birim hatta pozisyon bazında)
• İş gören – ilk kademe yönetici -yönetici adayı – yönetici – üst düzey yönetici oluşları bakımından

Eğitim Yönetiminde Müfredat

Çalışan profili varsayımları ve buna dayalı sınıflandırmalar birlikte ele alındığında eğitim yönetimi sisteminin azımsanamayacak bir külliyat içereceği anlaşılmaktadır.

1. Hoş geldin eğitimleri

Yeni başlayan birinin aklındaki ilk sorudan başlayan ve doyurucu cevaplarla dolu bir “hoş geldin programı” çalışanları kuruma bağlayacak ilk temel taşıdır ve şu konuları içermelidir:

• Tarihçe, organizasyon, yerleşke, çalışan hakları
• Sektördeki ve dünyadaki konum, ana hedefler, ana stratejiler
• Kurum kültürü (korunması, değiştirilmesi, eklenmesi gereken kültür ögeleri)
• Kurumda işleyen sistemler

2. Tutum, davranış eğitimleri

İş bilgisi-becerisi eğitimlerine geçmeden önce işe, eğitmenlere, yöneticilere karşı tutumları düzenleyecek bir tutum-davranış eğitim programı, eğitim yönetimi sisteminin ikinci önemli temel taşıdır ve şu konuları içermelidir:

• İletişim becerileri (yüz yüze, telefonda, toplantılarda, yazışmalarda, raporlaşmada) eğitimleri
• Kalite ve verimlilik bilinci eğitimleri
• Kendi alanı ve temizlik-tertip-düzen sorumluluğu eğitimleri
• Problem çözme adımları ve problem çözme de kolaylaştırıcı teknikler eğitimleri
• Ergonomi ve işçi sağlığı – iş güvenliği eğitimleri

3. İş bilgisi-becerisi eğitimleri

Kurumu tanımış, kendinden beklenen tutum ve davranışları özümsemiş personel, görevlendirileceği ilk pozisyonun iş bilgisi-becerisi eğitimlerine almaya hazırdır.

Okullarda verilmiş eğitimleri tekrarlamak müsrifçe bir yaklaşım olacaktır. İlgili pozisyonda gerekli bilgileri-becerileri özenle seçip derinlemesine işlemek; meleke geliştirmeye yetecek kadar uygulama zamanı tanımak; sonuçlardan emin olacak sınamalar gerçekleştirmek bu grup eğitimlerin en önemli püf noktalarıdır.

Personel atandığı pozisyonda ustalaştığında bir sonraki pozisyona hazırlanmaya davet edilerek eğitim yönetimi sistemi ile kariyer yönetim sistemi kesiştirilmelidir. Bu kesişim bir kariyer yönetimi döngüsünün başlangıç noktası olacaktır.

4. Yıllık iletişim toplantıları

Çalışanlara çalıştıkları pozisyonda unutulmadıklarını hissettirecek önemli sistemler vardır:

• Kariyer yönetim sistemi, kişileri yaptıkları işten bıktırmadan yeni pozisyonlara hazırlayarak adım adım ilerletir.
• Performans yönetim sistemi, kişilere yaptıklarının nasıl değerlendirildiği konusunda geri bildirim verir, kişinin pozisyonu ölçüsünde kurumun, birimin performansı ve hedefler konusunda da bilgi aktarır.
• Öneri sistemi, çalışanların harika fikirlerinin daha gelişmiş ürünlere, hizmetlere, süreçlere dönüşmesine zemin oluşturur ve kuruma kazandıranların kazançla orantılı ödüllendirilmesini sağlar.
• Çalışan memnuniyet anketleri, çalışanların yönetimi için sarf edilen çabanın çalışanlar tarafından nasıl algılandığını öğrenme ve iyileştirme odaklarını ortaya çıkarmayı sağlar.
• Yıllık iletişim toplantıları esasen bir yıllık iletişim şölenidir.

Yıllık iletişim şölenleri eğitim yönetimi sisteminin dördüncü önemli temel taşıdır. Şölenin gündemi şu konuları içermelidir:

• Tepe yönetimin açılış konuşması (konjonktür, başarılar, hedefler vb.).
• İK bilgilendirmesi (kariyer ve eğitim fırsatları, memnuniyeti çalışmaları, öneri sisteminin performansı vb.).
• Ödül töreni (kategoriler bazında öneri şampiyonları ve iç danışman ödülleri, hediye çekilişi).

Eğitim Yönetiminde Eğitim İçerikleri Tasarımı

Eğitimlerin hedef kitlesi ile eğitim müfredatı çaprazlandığında matrisin hangi gözeleri için birer eğitim tasarlanmasının uygun olacağı titizlikle belirlenmelidir.

İlk taslaklarda eğitimin adı-kodu; hedeflenen değişim ve ölçme-değerlendirme unsurları; işlenecek konu başlıkları; kalıcılığı en üst seviyeye çekecek eğitim ortamı, yöntemi, materyali; bu tasarıma dayalı eğitim süresi ve maliyeti öngörüsü bilgilerini bulundurmak yeterli olacaktır. Bu bilgilerle kimlerin kaçar saatinin eğitimde geçeceği hesaplanabilmektedir. Zaman bütçesinden tasarruf etmek ile gerekecekse hedeflenen kalıcılığın yine de sağlanabilmesi için yöntem, ortam, materyal seçimlerinde bütçeyi arttırmaktan kaçınmamak lazımdır.

Eğitim yöneticileri ile iç eğitimcilerin kesişim kümesinin ilk elemanı, eğitim tasarımıdır;  bunu öğrenmenin en iyi yolu ise  eğiticinin eğitimi programları düzenlemektir.

Eğitim Yönetiminde Eğitimci Seçme/Yetiştirme

İlk taslakları eğitim taslağı olacak şekilde olgunlaştıracak kişiler, konu uzmanı eğitimcilerdir.

İç eğitmenler

Esasen her yönetici bir eğitimcidir (olmalıdır). Konu uzmanları ile ilgili konuda örnek gösterilen personel de birer iç eğitimci adayıdır. “Eğitimcinin Eğitimi” programı, katılımcıları andragoji, etkin eğitimler hazırlayıp sunma ve ölçme-değerlendirme konularında desteklemektedir. Uygun adayların belirlenmesi ve diğerlerinin bu görevden muaf tutulması da bu eğitimin sonunda gerçekleşmektedir.
Tek görevi iç eğitimcilik olacak kişiler belirlenebilir. Bazı kişilere iç eğitimcilik bir ek görev olarak verilebilir. İş – eğitimcilik dengesi kurmak ve bu ek görevin baskısını bir onurlandırmayla hafifletmek de faydalıdır.

Kuruma özgü bilgileri aktaracak en uygun kişiler iç eğitmenlerdir. Yöneticilerin, uzmanların, örnek personelin vereceği eğitimler sayesinde; yeniler kime neyi danışabileceklerini; eskiler ise kariyer geliştirme konusunda daha başka kimlerle iletişim kurabileceklerini fark ederler. Elbette yöneticiler de çalışanları daha yakından tanıma fırsatı bulmuş olacaklardır.

Dış eğitmenler

Dış eğitmenler uzmanlıkları, eğitici kişi özellikleri, eğiticilik nosyonları ile öne çıkan (öyle olmaları beklenen) kişilerdir. Eğitim öncesinde ihtiyaçlar, beklentiler hakkında bilgi toplayarak sunumda öne çıkartacakları bilgi ve deneyimi belirlemiş olurlar. Akademik bilgiyi ve bilhassa iyi uygulama örneklerini kuruma taşıma konusunda da üstünlükleri vardır. Eğitim tamamlandıktan sonra da kuruma destek olmaya devam edebilirler.  Saptadıkları iyileştirme fırsatlarını ustaca eğitsel ve sistemsel gelişim ihtiyaçları olarak ayrıştırabilir, proje taslakları önerilebilirler. Davet edilmeleri durumunda önerdikleri iyileştirme projelerinde danışmanlık ederek kuruma desteklerini sürdürebilirler.

Bazı eğitimlerin hem iç hem de dış eğitmen tarafından sunulması mümkündür. Yöneticiler eğitime zaman ayıramayacaklarsa veya iğneleyici konuşmaktan kendilerini alamıyorlarsa dış eğitmen tercih edilmelidir. Eğitim faturaları göze batıyorsa veya yöneticiler duygu üretmeden problemleri ele alabiliyorlarsa iç eğitmen tercih etmede bir sakınca olmayacaktır.

KALGEM Yönetim Danışmanlığının eğitim yönetimi hizmeti

İhtiyaçların saptanması, taslakların oluşturulması, iç eğitmenlerin sertifikalandırılması; ölçme-değerlendirme materyali geliştirilmesi süreçlerinde (tamamında veya istediğiniz kısmında) destek alabileceğiniz kıdemli yönetim danışmanlarımız ile tanışın. Eğitim yönetimi sisteminizin bir iç akademiye dönüşmesi için yanınızdayız.

The post Eğitim Yönetimi İpuçları appeared first on Kalgem.