Organizasyon Tasarımı, İş Analizleri ve İş Tanımları

AMAÇ

Görevler yazılı hale getirilsin ya da getirilmesin yönetimin ve çalışanların zihninde tanımlıdır. Çakışan veya sahipsiz kalan görevler, çalışanlar arasında iş yükü paylaşımında dengesizlikler gibi haller, işlerin analiz edilip yeniden yapılandırılması gereğini işaret eder.

Bu eğitim; işlerin analizi ve tanımlanması konularında kuruluş içinde bir dil birliği ve ast-üst uzlaşısı sağlar, iş tanımı, norm kadro planlaması yapacak katılımcılara görev-yetki sınırlarını belirleme, sahipsiz görevleri bir görevliye bağlama, işleri basitleştirme, iş yüklerini dengeleme ve norm kadro sayılarını hesaplama, fazla mesaileri planlama ve tüm bunlara dayalı olarak organizasyon şemasının güncelleme konularında püf noktaları sunar.

İÇERİK

• Kavramlar
  • İş, görev, pozisyon, iş unvanı, iş analizi, iş tanımı, görevli, görevli nitelikleri, yönetim, organizasyon, çalışma düzeni, talimatlar, yetkiler, sorumluluklar
• Organizasyon ilkeleri ve organizasyon analizi
  • Bölümlere ayırma, yetki, güç (kuvvet), merkezleşme ve merkezleşmeme, komuta ve kurmay ilişkileri, yönetim alanı
  • Organizasyon şeması (şema sembolleri, pozisyon kodlama, düşey – yatay bağlantılar)
• Departman (birim) analizi (iş/görev dağıtım tabloları -work distribution charts)
  • Katma değersiz (gereksiz veya bilgi işlem sistemine otomatik yaptırılabilecek veya çalışma metodu nedeniyle gereğinden uzun zamanda yapılan) görevlerin iyileştirilmesi, elimine edilmesi
  • Sahipsiz görevlerin bir görevliye bağlanması
  • Birden fazla görevli tarafından mükerrer (dublike) yapılan görevlerin kime bağlanacağının belirlenmesi
  • Uzmanlık, coğrafya vb. bakımlardan dağınık görevlerin kariyer gelişimine olanak tanıyacak şekilde; fakir kalmış görevlerin zenginleştirilecek şekilde birim içinde veya birimler arasında yeniden dağıtılması
• İş analizi
  • İş analizi formunu kuruluşa uyarlama, işi görevliyle birlikte inceleme, birden fazla iş analizini konsolide etme, işi ve görevli niteliklerini yeniden tasarlayarak tanımlama, amir(ler)le değerlendirme, onay alma
• Kuruluşun iş yüküne göre gerçekçi personel (norm kadro) sayısının saptanması (insan gücü planlaması)
  • İş tasarımlarının görev dağıtım tablolarına geçirilmesi (periyodik, sürekli, arızi işler, proje işleri)
  • İşler için; standart zamanların ve dağılım zamanlarının öngörülmesi
  • Normal çalışma zamanının belirlenmesi
  • İş yükünün ve iş yüküne göre gerekli görevli (norm kadro) sayısının hesaplanması; MethodWizard yazılımı ile iş yükü analizi ve işgücü optimizasyonu (hat dengeleme) örnek çalışması
• Organizasyon şemasının yayınlanması

YÖNTEM
Eğitmen tarafından verilen bilgilerin katılımcılar tarafından uygulanabilir olması için ders süresinin yarısı uygulama için kullanılacaktır. Katılımcılar uygun sayıda gruplara bölünerek görevleri sınıflandırma, iş analizi yapma, görev dağıtım tablosu hazırlama, görev tanımı ve görevli profili hazırlama çalışmaları gerçekleştirecek, sunumunu yaparak ve deneyimlerini sınıf ile paylaşacaktır. Eğitmen çalışmalar sırasında kolaylaştırıcı ve yol gösterici, çalışma sonunda geri bildirim verme ve kazanılanları sınıfa özetleme rolündedir.

Not:  Norm kadro planlama uygulamaları Norm Kadro Planlama Seminerinde yapılmaktadır.