Yönetici Asistanlığı

AMAÇ

İletişim teknolojilerindeki ilerleme, yöneticilerin teknolojiye hâkimiyeti yönetici-asistan ikililerinin iş paylaşımını farklılaştırmıştır. Dikte edilmiş yazıları yazan asistanlara duyulan ihtiyaç bitmiş, yöneticisi için rapor, sunum hazırlayan asistanlar aranır olmuştur. Bu seminerin amacı, yönetici asistanlığı ve ofis asistanlığı görevlerini günümüzün şartlarına göre yeniden yorumlamak ve tanımlamaktır.

Eğitimden önce katılımcıların aşağıdaki soruları yanıtlaması gerekmektedir.

Nasıl bir yöneticiniz var? Yönetici(ler)iniz en çok hangi konuda bir yardımcıya ihtiyaç duyuyor?
Nitelikleriniz ve işlevleriniz nelerdir, yöneticinizin çalışma biçimine göre ne olmalıdır?
Sizce hangi görevleri üstlenemezsiniz?
İşlerinizi yapmak için önünüzde ne gibi engeller var?
Kişisel gelişiminizi nasıl yönlendirebilirsiniz?
İÇERİK

Temel sekreterlik hizmetleri
İletişim (süreç, sözlü-sözsüz mesajlar)
Telefonlar (teknikler, kurallar, kayıtlar)
Yazışma ve raporlama (şekil, içerik, imla)
Gönderiler ve kayıtları
Dosyalama (sınıflandırma, şekil, güvenlik)
Randevular (kurallar, kayıtlar, takip)
Konuk kabulleri (karşılama, ağırlama, uğurlama)
Hatırlatmalar (yöneticinin akıl defteri olma)
Toplantılar (ön hazırlık, toplantı tutanağı)
Yöneticinin seyahat organizasyonu (rezervasyonlar, çanta hazırlığı)
Sekreterin çalışma ortamının düzenlenmesi, sekreterin repertuarı, sekreterin görev tanımı
Yönetici asistanlığı
Yönetim fonksiyonları (planlama, örgütleme, yönlendirme, koordinasyon, kontrol, bütçeleme, kontrol)
Yönetici asistanının yönetim fonksiyonlarını kullanımı
Yönetici ile ortak çalışma
Yöneticiyi tanımak, amaçlarını bilmek, ne beklediğini bilmek
Yöneticinin ve diğer çalışanların güvenini kazanmak
Yöneticinin kurum içi ve dışı iletişimini üstlenmek
Yöneticinin uzantısı olarak iş takibi, görev üstlenme
Bilgi toplama, kıyaslama, raporlama
Yöneticinin zamanını yönetmek
Yöneticinin masa üstü verimliliğine katkıda bulunmak
Yöneticinin eksiklerini ve hatalarını kapatmak, yöneticinin akıl defteri olabilmek
Yöneticiyi iç ve dış olumsuz söz, davranış ve tepkilerden haberdar etmek
Asistanın kişisel uzmanlığı ve becerileri nedeniyle yüklendiği görevler
Sekreterlikte stres ve zaman yönetimi ve sekreterin sürekli gelişimi
HEDEF KİTLE

Mesleğe yeni atılanlar ile deneyimli asistanların bir arada eğitim almasında sakınca olmadığı gibi birbirleri için faydalı da olmaktadırlar.