Yönetim Bahçesinin Narin Çiçeği: ÖNERİ SİSTEMİ

Öneri sistemleri narin fidanlar gibidir, zor tutar, hemen soluverirler? Meyvesi pek tatlı olmasa kimseler adını anmayacak ya neyse!

Öneri sisteminin yararı nedir?

Öneri sistemi;

· Kişilerin fikirlerinin fikirden ekonomiklik analizi yapılmış somut önerilere dönüştürülmesini örgütler

· Öneri değerlendirme yükünü yöneticilerin sırtından alıp tabana yayar (eğitimlerle ve prosedürle)

· Kayıplardan kazanmayı öğretir (çalışanlar kayıp, verimsizlik avcısı olur)

· Çalışanlar şirkete yaptıkları katkılarla övünür, aşklarını da özendirir olurlar

· Yöneticiler, uzmanlar çalışanların doğal danışmanı haline gelir ast-üst aynı fikir etrafında takım ruhu ile bütünleşir

· Çalışanın fikrini öneriye dönüştürmede yardımcı olan yöneticiler ve uzmanlar da sistem içinde takip edilir, onurlandırılır

· Herkes çok mutlu olur!

Öneri nedir?

Öneri refahı artıracak, ekonomik kazanç sağlayacak fikirler, buluşlardır.

Öneri sistemi nedir?

Öneri sistemi;

· Çalışanlara fikirlerini iletmede kolaylık sağlayacak, buluşçuluğa, yenilikçiliğe teşvik edecek, iş doyumlarını artıracak,

· Yöneticilere katılımcı yönetim uygulama şansı verecek, performans sistemini destekleme olanağı verecek

· Kuruluşa küçük adımlarla sürekli iyileştirme sağlayarak rekabet üstünlüğü kazandıracak bir sistemdir.Öneri sistemi ne değildir?

§ Dilek kutusu değildir.

§ Yöneticilerden yakınmak için bir araç değildir.§ İmzasız mektup göndermek için bir araç değildir…

§ Proseslerde enerji tasarrufu sağlanması

§ Hatalı üretimin önlenmesi

§ Süreçte zaman veya malzeme tasarrufu yapılması

§ İş akışının iyileştirilmesi

§ Yerleşim planlarının daha kullanışlı hale getirilmesi

§ Makineler stoklar vb. için daha sağlıklı bir ortam hazırlanması

§ Fazla stokların makul seviyeye düşürülmesi

§ Hareket israfının (işçi veya malzeme hareketi) önlenmesi

§ Ayar süresinin veya ekipman değiştirme süresinin kısaltılması

§ Uyarı sloganları ile ilgili çevrenin duyarlılaştırılması

§ Gereksiz her şeyin kaldırılması

§ İşin kolaylaştırılması

§ Sıcaklığın azaltılması veya ısının korunması

§ Çalışma koşullarının düzeltilmesi

§ İş güvenliği ve insan sağlığı vb. konular öneri vermek için ideal konulardır.

Öneri sistemi ÜRETİM kuruluşları dışında da kullanılabilir mi?

Üretim kuruluşu dendiğinde mal üretimi ve sunumundan, hizmet kuruluşu dendiğinde hizmet üretimi ve sunumundan bahsedilir. Süreçlere mal ve hizmet üretimi süreçleri olarak bakarsak üretim yönetiminde, iyileştirme yönetiminde aynı ilkelerden yararlanmak zorunda olduğumuzu görürüz. Yukarıda saydığımız öneri sitemi konuları üretim kuruluşlarının ofislerinde de, hizmet şirketlerinin hizmet üretim ve sunum süreçlerinde de, hizmet kuruluşlarının ofislerinde de kullanılabilir. Her zaman her yerde iyileştirilecek bir şeyler vardır.

Neden öneri sistemi kurulmalıdır?

Çalışma kültürü sebebiyle oluşmuş kayıplar, herhangi bir müdahale olmazsa böylece devam etme eğilimindedir. İyileştirici müdahalenin çalışanlardan gelmesi için; yönetimin çalışanları teşvik edici bir sistem kurması; aksi takdirde tüm iyileştirme alanlarına bizzat müdahale etmesi gerekecektir (Sitem olsun olmasın lider ruhlu birkaç çalışan birkaç başarılı-başarısız iyileştirme fikri ile yönetime başvuracaktır fakat fikirlerin projelendirilmesi işi yine yönetime kalacaktır.).

Öneri sisteminin zayıf yönleri; sistemin çabucak devre dışı kalmasına sebep olur. Önerilerin geç değerlendirilmesi, önerilerin fikir bazında kalıp uygulamaya geçirilmesi için olgunlaştırılmasının gerekmesi, değerlendiricilerin ?fikirden uygulama projesine uzanan yolda? zamanlarının, teknik yeterliklerinin, yönetsel yeterliklerinin düşük olması gibi problemler çalışanların yeni öneriler vermesine engel olur ve öneri sistemleri ilk üç ayda hızını ve yılın sonunda da geçerliğini yitirirler çoğunlukla.

Öneri sistemi eğitiminin yararı; öneri verilecek-verilmeyecek konular, öneri verebilecek-veremeyecek kişiler, öneri hazırlama yöntemi, öneri toplama yöntemi, öneri sisteminin çalışanlara tanıtım yöntemi, öneri sisteminin gözden geçirilip iyileştirme yöntemi konularında denenmiş ve olası seçenekleri tanıtmak ve bunların içinde en iyilerinin altını çizerek kurulacak sisteme rehberlik etmektir. Özetle: Hızını ve etkinliğini yitirmeyecek bir sistem kurmak kaçınılmazdır.

Öneri Sistemi Nasıl Kurulacak, Adımları Nelerdir?

ADIM 1: Öneri sistemi kurulum eğitim

Karar verici ekibe öneri sistemi sunuşu yapılır (1 gün yeterlidir)

ADIM 2: Öneri sisteminin kuruluşa özelleştirilmesi (danışmanlık)

Karar verici ekip sunulan öneri sistemi üzerinde tasarruf hakkını kullanarak sistemi kendine özel hale getirir. Danışman bu aşamada yol gösterici, kolaylaştırıcı, çıkılmaz yollara saplanmayı önleyici bir roldedir, ekibin kabul ettiği kuralların bir izlek (prosedür) şeklinde yazılı hale getirmesinde yol gösterici olur.

ADIM 3: Öneri sisteminin gönüllüler ile denenmesi (pilot uygulama)

Öneri sistemi kurulum eğitimini alan ve öneri sistemini kuruluşa özelleştirme çalıştayında görev alan her katılımcı;

· Kendi çevresinden iki kişinin bir öneri sunmasına danışmanlık eder.

· Aldığı önerileri izleğe uygun bir biçimde değerlendirmek üzere takipçi olur.

· Sonuçları çalışanlara yansıtır.· Öneri olgunlaştırma, değerlendirme ve öneri sahibine geri bildirim verme gibi aşamalarda aldığı geri bildirimlerden çıkardığı derse gör izlek üzerinde bir değişiklik ihtiyacı olup olmadığını sunmak üzere raporlar.

ADIM 4: Deneme safhasını değerlendirme danışmanlığı

· Her katılımcının izlek değişiklik önerisi alınır, değişikliğin olası sonuçları danışman tarafından katılımcılara açıklanır

· Danışman ve karar verici ekip tarafından uygun görülen önerilerle öneri sistemi izleği revize edilir.

ADIM 5: Öneri sisteminin çalışanlara yaygınlaştırılması ön çalışmaları

· Öneri sistemi izleğinin tepe yönetim tarafından gözden geçirilip onaylanması

· Öneri sistemi el kitabının hazırlanması ve basımı

· Öneri sistemi eğitim materyalinin çalışanlar için çoğaltılması

· Öneri sisteminin dikeyde ve yatayda kabulünü teşvik edecek geniş katılımlı bir toplantının düzenlemesi

ADIM 6: Öneri sisteminin çalışanlara eğitimlerle yaygınlaştırılması

· Problemleri yok saymama, küçük adımlarla sürekli gelişmeyi benimseme, problem çözüme adımlarını öğretme

· Gerek bireysel gerekse de ekip halinde fikir türetmeyi, fikirleri düzenlemeyi, karar almayı kolaylaştırıcı teknikleri öğretme

· Öneri hazırlama ve sunmada kullanılacak formu ve yapılabilirlik ve ekonomiklik analizi tekniklerini öğretme

Yöneticilerin ve uzmanların eğitimleri

· Verimlik arttırma, maliyet düşürme eğitimi 3 gün

· Problem çözme yaklaşımı eğitimi 2 gün

· Problem çözme teknikleri eğitimi 2 gün

· İstatistik 2-16 gün

· Öneri geliştirme danışmanlığı ve değerlendiriciliği 1 gün

Çalışanların eğitimleri

· Verimlik eğitimi 1 gün
· Problemi olay yerinde inceleme ve çözme eğitimi 1 gün
· Öneri hazırlama ve sunma eğitimi 1 gün

ADIM 7: Öneri sistemini başlatma

· Öneri sistemi eğitimlerinin başlamasıyla aslında öneriler olgunlaşmaya başlar

· Eğitimler tamamlandıktan sonra yönetimin hedeflediği önerilerin oluşması için çalışanlara çağrıda bulunulmalıdır (hedef verilmelidir)

· İlk öneriler kısa bir dönemde (üç veya altı ayda) gözden geçirilmeli ve gereğinde sistem revize edilmelidir.

· İlk önerilerin ödülleri bu değerlendirme döneminin sonunda da aynı azamette bir törenle sahiplerine teslim edilmelidir.

· Yeni dönem hedefleri bu büyük toplantıda verilmeli, sisteme destek veren yöneticiler onurlandırılmalıdır.

Öneri Sistemi Kurmak Kolay mıdır?

Kurulacak öneri sistemi konusunda mutabakat sağlamak zordur (aceleye getirmek veya tavsamasına izin vermek bu aşamanın baş düşmanlarıdır).

Kurulan öneri sisteminin çalışanlara yaygınlaştırılması için verilmesi gereken eğitimler kuruluşların gözünde büyür, adeta kaz gelecek yerden tavuk sakınılır olur (oysaki o kaz her yıl altın yumurtlayacaktır).

Bir sistemin gözden geçirilip iyileştirilmesi hemen her konuda karşımıza çıkan bir zafiyettir, bazen de öneri sistemleri bu aşamada gereken ilgiliyi göremediği için yükselişe geçemezler

İster iyi işlemeyen bir sisteminiz olsun, ister yepyeni heveslerle bir öneri sistemi kurma niyetine girmiş olun KA GRUP Öneri Sistemi Danışmanlığı ile istediğiniz sonuçları elde edebilirsiniz, yeter ki isteyin ve arkasında durun!

Görüşmek dileği ile,

Bio
Son Yazıları

Şengül Külahlı

Proje Danışmanıdır. İstanbul, 1963 doğumlu, Uludağ Üniversitesi, İ.İ.B.F. İktisat Bölümü (1984) mezunudur. Sertifikalı Yönetim Danışmanıdır. The Certified Management Consultant (CMC), Yönetim Danışmanlığı bilgi, deneyim ve becerileri, tarafsız ve nesnel yöntem ve kriterlerle değerlendirilmiş, mesleki yetkinliği, deneyimi ve güvenilirliği, bağlı bulunduğu meslek kuruluşu ve Uluslararası Yönetim Danışmanlığı Kuruluşları Konseyi (ICMCI– International Council of Management Consulting Institutes) tarafından doğrulanan ve tavsiye edilen, Yönetim Danışmanlarının tanıtımı için kullanılan mesleki yetkinlik ve prestij unvanıdır.