Sorgulamak, Yargılamak, Raporlamak Üzerine

İş hayatında birçok insan kendisine verilen işi sorgulamadan yapıyor. Sorgulayanların çoğu da görüşlerini yetkili makamlara iletmede çekimser kalıyor, küçük bir azınlık ise tespit ettiği problemin üzerine giderek; çözüme ulaşmak için kim gerekiyorsa onunla irtibata geçiyor, onların da güçlerinden yararlanarak zihninde canlandırdığı mutlu sona ulaşmaya çalışıyor. İşte bu insanlar kuruluşlarımızın dönüşümcü liderleri oluyorlar.

Saygılarımla,
Şengül KÜLAHLI
Yönetim Danışmanı

13.04.2010

İşi yapmak neyse ama yapılan işi raporlamak nedense ürkütücü gelmiştir birçoklarına.

Belki ne yazacağını bilememek, belki yazdıklarından dolayı hemen ya da zaman içinde başına kötü bir şeyin gelebileceğini düşünmek, belki hepsi tamam ama yazmaya niyet ettiklerini kâğıt üzerine bir türlü yerleştirememek ilk elde sayabileceğimiz sıkıntılardan bir kaçı olabilir. Ne dersiniz? Rapor yazma görevi ile baş başa kaldığınız ilk günlerde bu söylediklerime benzer sıkıntılar yaşamış olabilir misiniz?

Ya sonra? Neleri raporlamanız gerektiğine, kâğıt üzerinde nasıl bir düzen dâhilinde bu bilgileri sunacağınıza karar verdiniz diyelim. Acaba raprunuzu alan kişilerin tepkisi ne olacak.

Bir kısım rapor sahibi raporunu sunduktan sonra hiçbir geri dönüş almadığından yakınır

Hatta zaman içinde şöyle bir hisse kapılmaya başlar: “Bu raporu birkaç dönem göndermesem kimse farkına bile varmaz.” Böyle düşündüğünüz andan itibaren raporunuzu göndermeyi hemen kesin (hazırlamayı değil). Bekleyin, bakalım ne zaman birileri raporun gelmediğini fark edecek. Eğer titiz bir asistan raporu dosyalamak için aradıysa ona artık raporunuzu istemediklerini söyleyin ve yine göndermeyin ta ki bir rapor okuyucusu raporunuzdaki bir bilgiye ihtiyaç duyduğu için sizi arayana kadar… Onu kutlayın ve bu zamana kadar bu bilgiyi kullanmadan nasıl bekleyebildiğini kendisine sorun. Belki de bu bilgiye sizin düşündüğünüz kadar sık ihtiyaç duymuyorlardır, belki de raporunuz için doğru raporlama sıklığı bu yöntemle (yöntem biraz anarşik olmuşsa da) ortaya çıkacaktır.

Burada ana fikir şudur: ihtiyacı olmayana bilgi sunmak karnı tok olan birine zorla yemek yedirmeye çalışmak gibi her iki tarafı da bunaltan bir çabadır. Ama elinize bakan birini aç bırakmak da olmaz değil mi ya? Arz ile talep bir biriyle kesişmelidir ki alış-veriş imkânı doğsun, alan-veren mutlu olsun.

Rapor hazırlamak kişinin kendini eğitmesi, kendi performansını denetlemesi, yarınlara özet bilgi bırakması için mutlaka yerine getirilmesi gereken bir görevdir.

Halbuki rapor sunmak bir ikramdır ve ikramda bulunmaya çalıştığınız kişinin zevkine, içinde bulunduğu duruma göre şekillenmesi gerekeceğinden kendisine sorarak yapılması daha uygundur. Okuyucuların beklentisini öğrenmenin en iyi yolu onları raporunuzdan mahrum etmek olmayacaktır kuşkusuz (bilhassa yüksek rütbeli yöneticilere, kurum dışındaki kişilere gönderilen raporlarda). Mesela herkes amirine “Bir gün raporlar hakkında sizinle konuşabilir miyiz?” diye sorsa, hem hizmete hazır olduğunu göstermiş olur hem de dostane bir ortamda geri bildirim almanın zeminini hazırlamış olur (görüşme günü kendisine ve amirine alacağı birer fincan kahve de iyi bir eşlikçi olur).

Neleri nasıl raporlamak gerekir konusu ilginizi çektiyse “Yazılı İletişim ve Raporlama” seminerimiz olduğunu hatırlatır, iyi çalışmalar dileriz.